Perusahaan merupakan sebuah tempat yang di dalamnya terdapat beberapa orang yang saling bekerjasama untuk satu tujuan yakni untuk mencapai apa yang telah ditargetkan perusahaan. Di dalamnya perusahaan tentunya terdapat beberapa pegawai yang di dalamnya harus memiliki kerjasama yang bagus sehingga tujuan perusahaan akan tercapai. Nah untuk memudahkan proses kerjasama, tentu harus ada struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan hal yang tidak bisa dilepaskan dari setiap perusahaan termasuk perusahaan konveksi baju.
Dalam sebuah perusahaan, umumnya terdapat beberapa bagian mulai dari bagian finance dan administration, marketing, production planning dan iniventory control, production, owner, purchasing, accounting, administration, salesman, design, material req.planning, dan lain sebagainya. Nah setiap bagian tentu memiliki tugas masing-masing yang mana tugas tersebut akan saling terhubung antara bagian satu dengan yang lainnya. Nah berikut adalah bagian-bagian dalam struktur organisasi perusahaan beserta tugas-tugasnya.
Struktur Organisasi Perusahaan Beserta Tugas-Tugas
Finance & Administration
Finance dan administration merupakan bagian yang bertugas mengontrol keuangan, pembuatan laporan, serta anggaran. Di dalam devisi finance dan administration, terdapat sub-sub bagian yang diantaranya meliputi:
- Purchasing atau pembelian merupakan bagian yang bertugas untuk membeli barang sesuai dengan ketentuan PPIC dengan mempertimbangkan beberapa kriteria mulai dari harga yang terjangkau, kualitas yang bagus, delivery time yang cepat, continuibilitas.
- Acounting merupakan bagian yang memiliki beberapa tugas diantaranya mencatat pengeluaran sehari-hari, verifikasi surat-surat tagihan, penagihan dan pencatatan uang masuk, melakukan serta membuat catatan pembayaran, pembayaran pajak, membuat perencanaan keuangan, dan perencanaan anggaran tahunan.
- Administration merupakan bagian yang memiliki beberapa tugas diantaranya membuat laporan hasil barang jadi dan pengiriman, mencatat berbagai hasil kegiatan produksi, membuat dokumen surat jalan untuk pengiriman barang, mencatat absensi karyawan dan juga menghitung gaji karyawan.
Marketing
Marketing merupakan bagian yang mengatur mengenai pemasaran produk yang akan dipasarkan perusahaan. Misalnya pada perusahaan konveksi baju, berarti marketing merupakan bagian yang bertugas untuk memasarkan baju hasil produksi dari konveksi tersebut. Marketing menjadi salah satu bagian yang paling vital dari sebuah perusahaan yang menjadi salah satu penentu sukses atau tidaknya sebuah perusahaan. Nah berikut adalah beberapa tugas marketing:
- Memasarkan atau melakukan penjualan produk.
- Meyakinkan pelanggan atas keunggulan produk yang ditawarkan.
- Meyakinkan calon pelanggan baru yang masih ragu untuk membeli atau tidak suatu produk.
- Mengelola serta menyelesaikan keluhan pelanggan.
- Mencatat serta mendokumentasikan order yang masuk.
- Maintain master data per customer.
- Bekerjasama dengan bagian PPIC guna memastikan pengiriman barang.
Production Planning & Inventory Control
PPIC merupakan bagian yang memiliki tugas untuk mengontrol bagian bahan baku utuk produksi di dalam gudang persediaan. PPIC memiliki beberapa tugas yang diantaranya adalah sebagai berikut:
- Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan memperhatikan berbagai hal seperti kondisi stok dengan menghitung kebutuhan material produksi sesuai dengan standard stok yang pas atau ideal.
- Menerima order dari marketing serta memuat rencana produksi sesuai dengan order yang diterima.
- Menyusun jadwal produksi sesuai dengan waktu, rounting, dan quantity yang tepat sehingga barang dapat dikirim tepat waktu dan sesuai dengan pemesanan konsumen.
- Melakukan monitor seluruh inventory baik untuk proses produksi, stok yang tersedia di gudang hingga stok yang akan di datangkan sehingga proses produksi serta penerimaan order dapat berjalan dengan seimbang dan tanpa hambatan.
- Memberikan informasi ke bagian marketing apabila terdapat masalah pada proses produksi yang dapat menjadi penyebab terjadinya keterlambatan pengiriman.
- Menjaga keseimbangan antar lini kerja di produksi sehingga tidak ada satu bagian yang overload dan satu bagian lainnya yang menunggu.
Production
Production merupakan bagian yang mengontrol bagian mengolah bahan baku mentah hingga barang jadi. Iya bagian production merupakan bagian yang memiliki tugas serta tanggung jawab untuk mengerjakan dan menyelesaikan order dari PPIC sesuai dengan waktu yang ditentukan. Selain itu, produksi juga bertanggung jawab dengan kualitas barang yang diproduksi. Bagian produksi juga bertanggung jawab terhadap pemeliharaan serta perbaikan alat-alat produksi sehingga dapat berfungsi dengan baik.
Selain beberapa bagian-bagian diatas, dalam perusahaan seperti perusahaan konveksi baju terdapat istilah-istilah tertentu.
Istilah-Istilah Yang Umum Digunakan Dalam Struktur Organisasi Perusahaan
- Owner merupakan seseorang atau instansi yang memiliki proyek kemudian memberikan kepada pihak lain dapat menyelesaikannya. Salah satu kewajiban owner yaitu menyediakan dana untuk membiayai pengerjaan proyek tersebut.
- Accounting merupakan proses mencatat, mengklasifikasi, mengolah, meringkas, serta menyajikan data, transaksi, dan berbagai aktivitas yang berhubungan dengan keuangan.
- Administration merupakan kegaiatn mencatat, menyurat, pembukuan ringan, agenda, dan sebagainya yang sifatnya ketatausahaan.
- Purchasing merupakan bagian yang memiliki tugas dan wewenang guna menyediakan serta membayar material guna keperluan produksi.
- Salesman merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan penjualan produk dalam hal ini bisa berupa barang atau jasa.
- Design merupakan proses pembentukan, pemodelan, penentuan bahan untuk barang dapat akan dipasarkan.
- Planning atau scheduling merupakan bagian dapat melakukan perencanaan serta penjadwalan.
- Material req merupakan bagian yang bertugas merencanakan bahan baku yang dibutuhkan untuk pembuatan produk.
- Finishing merupakan bagian yang bertugas untuk merapikan produk dalam hal ini bisa baju sebelum dipasarkan atau dberikan ke konsumen.