Seperti yang kita tahu, format PDF seringkali menjadi format yang diminta untuk pelaporan tugas atau pengumpulan dokumen-dokumen penting. Rupanya, tidak hanya Ms Word saja yang bisa diubah menjadi PDF, namun juga Ms Excel. Kira-kira seperti apa cara mengubah Excel to PDF? Yuk, kita simak ulasannya.
Alasan Mengubah File Excel ke PDF
PDF memang digemari oleh banyak instansi dalam hal pelaporan dokumen. Pasalnya, sekarang ini sistem kerja secara online sering digunakan dan akibatnya banyak laporan-laporan yang harus dikirim via email. Tentunya, akan sangat merepotkan jika mengirim file dalam bentuk mentah, misalnya saja laporan keuangan bulan ini dalam format Ms Excel. Selain ribet, format pelaporan dokumen dengan Ms Excel tidak terlihat profesional.
Itulah mengapa dokumen-dokumen seperti ini seringkali diubah dalam bentuk PDF. Selain profesional, file PDF dapat dibuka di smartphone mana saja, juga mampu diubah susunan dan komposisinya. Tidak hanya itu, PDF memilki ukuran kecil sehingga mampu menghemat ruang penyimpanan si penerima. Terakhir dan tidak kalah penting, file PDF bisa dikunci sehingga isinya aman dari orang-orang yang tidak berkepentingan dan tidak memiliki passwordnya.
Cara Mengubah File Excel ke PDF
Ada beberapa langkah yang bisa kamu lakukan untuk mengubah file dari Excel ke bentuk PDF. Caranya pun beragam dan bisa kamu pilih sesuai keinginan, antara lain :
- Mengubah File Excel ke PDF Melalui Ms Word
Cara pertama yang bisa kamu lakukan untuk mengubah Excel ke PDF adalah dengan melalui Ms Word. Namun cara ini bisa kamu lakukan jika platform Windows yang kamu miliki adalah Windows 8 dengan versi minimal Excel dan Word adalah Microsoft Excel 2010 dan Microsoft Word 2010. Selain itu, file yang sudah kamu ubah ini tidak bisa diedit lagi ke Excel sehingga kamu diharap membuat salinannya lebih dulu untuk berjaga-jaga. Di salin ke pdf bersamaan dengan rumus di dalamnya.
Adapun langkahnya adalah buka file Excel pada Ms Word, pilih menu File, lalu klik pilihan Save and Send. Jika sudah, maka kamu bisa memilih opsi Create PDF / XPS Document. Kemudian, klik pilihan tersebut dan klik lagi Save as PDF. Proses selesai dan dokumenmu sudah tersimpan dengan aman sebagai PDF.
- Mengubah File Excel ke PDF dengan Aplikasi Tambahan
Jika kamu tidak menggunakan Windows 8 dan Ms Word / Ms Excel versi 2010, maka tenang saja. Kamu masih bisa mengubah file Excel ke PDF dengan menggunakan aplikasi tambahan. Bagi pengguna Windows 7, silahkan instal Add-Ins Microsoft pada komputer Anda.
Add-Ins ini bisa kamu dapat di laman resmi Microsoft secara online. Ukurannya pun sangat kecil dan tidak akan memenuhi penyimpanan komputer Anda, yakni sekitar 1 MB saja. jika Anda sudah menginstal Add-Ins, maka silahkan lihat pada Ms Office Anda yang sudah berubah. Disana, kamu akan menemui menu Create PDF / XPS Document dalam menu Save As. Mudah sekali, bukan?
- Mengubah File Excel ke PDF Melalui Online
Terakhir, kamu bisa mengubah file Excel ke PDF melalui online. Sekarang ini, ada banyak situs online sebagai converter dokumen-dokumen, mulai dari Word ke PDF, Excel ke PDF, JPG ke PDF, dan format-format lainnya. Tentunya, cara ini juga sangat mudah dan bisa kamu lakukan dimana saja dan kapan saja. Bahkan, kamu tidak perlu laptop dan bisa bermodalkan smartphone saja lho. Penasaran bagaimana caranya?
Langkah awal, silahkan buka situs converter yang akan kamu gunakan. Beberapa situs yang bisa kamu pilih adalah smallpdf.com, ilovepdf.com, sodapdf.com, hingga pdfcandy.com. Semua situs ini ada di internet dan bisa kamu akses secara gratis.
Jika kamu sudah membukanya, silahkan tarik atau letakkan file Excel yang kamu mau ubah ke dalam kotak yang sudah tersedia di laman converter online tersebut. Kamu juga bisa membuka file dengan cara menekan tombol ‘unggah file’ dan mencari file Excel dalam penyimpananmu untuk kemudian di upload disana. Kemudian, klik konversi atau ‘convert’ dan tunggu situs tersebut mengubah file kamu.
Ketika file sudah selesai diubah, maka hasilnya akan langsung muncul dan bisa langsung kamu download. Simpan file di penyimpanan lokalmu, email, atau dropbox dan google drive. Apapun pilihanmu, file Excel sudah berubah jadi file PDF dan sudah siap dikirimkan ke atasan. Bagaimana? Mudah sekali ya?
Cara Mengunci File PDF Agar Aman
Setelah berhasil mengubah file Excel ke PDF, tentunya kamu akan langsung mengirimkannya untuk pelaporan. Agar kamu semakin terlihat profesional dan laporanmu ini aman, kamu bisa menguncinya. Caranya pun sangat mudah, semudah mengubah file Excel ke PDF seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Adapun cara mengunci file PDF agar aman adalah pertama, buka aplikasi Adobe Acrobat Pro yang sudah terlebih dahulu kamu instal. Setelah file terbuka, silahkan pilih menu Tools – Protect – Options – Security Properties. Ketika pilihan terbuka, kamu bisa pilih Security Method dan pilih Password Security. Terakhir, pilih opsi Require a Password to Open the Document, isikan password, lalu klik OK, Save, dan tinggal kirimkan file kamu.
Demikian ulasan mengenai cara-cara mengubah file Excel to PDF. Semoga ulasan ini bermanfaat.